気づけば同じようなSaaSを2つ契約していた、を防ぐには
「気づいたら、経理部と営業部で似たようなタスク管理ツールを別々に契約していた」——こうした重複契約は、情シス専任者がいない会社で特によく起きます。それぞれの部門は自分たちの契約しか把握していないため、全社を横断して見なければ気づけないのが根本的な原因です。
この記事では、なぜ重複契約が起きるのか、どう見つけるか、そして再発を防ぐ仕組みをどう作るかを整理します。
なぜ重複契約が起きるのか
重複契約が起きる背景には、いくつか共通したパターンがあります。
- 部門ごとにSaaSを個別契約できる体制になっている: 承認フローが緩く、担当者の裁量で契約できてしまう
- 全社の契約一覧を誰も持っていない: 情シス専任者がいないと、そもそも「どこで何を契約しているか」を横断的に把握している人がいない
- 似た機能のツールが世の中に多すぎる: タスク管理、コミュニケーション、ファイル共有など、同じカテゴリのSaaSが乱立しており、部門ごとに「使いやすいもの」を個別に選んでしまう
特に、リモートワークの普及以降、各部門が独自にSaaSを導入するスピードが上がったことで、この傾向はさらに強まっています。
重複契約はどうやって見つけるか
重複契約に気づくための方法はいくつかありますが、コストをかけずにできる範囲では以下が現実的です。
- 契約中のSaaS一覧を作る: まずはカテゴリ(タスク管理、ファイル共有、コミュニケーション、経理・請求書発行など)ごとに契約中のツールを分類してみます
- 同じカテゴリに複数のツールがないか確認する: 分類した際に、同じカテゴリに2つ以上のツールが並んでいれば、それは重複の候補です
- 利用部門・利用者数を確認する: 同じカテゴリのツールが複数あっても、明確に用途が違う場合もあります。実際の利用者や利用シーンを確認し、本当に統合できるかを判断します
このプロセスは、以前紹介した「ライセンス棚卸し」の延長線上にあります。棚卸しの一覧表にカテゴリ列を追加しておくだけで、重複の発見がぐっと楽になります。
見つけた後、どう統合するか
重複が見つかっても、いきなり片方を解約するのは現場の反発を招きやすいため、段階を踏むのがおすすめです。
- 利用実態を確認する: どちらのツールがより活発に使われているか、データ(ログイン頻度やタスク数など)で確認する
- 移行コストを見積もる: 一方に統合する場合、データ移行や利用者の学習コストがどの程度かかるかを事前に把握する
- 契約更新のタイミングに合わせる: 途中解約だと違約金が発生する契約もあるため、更新月に合わせて統合するとコストを抑えやすい
再発を防ぐ仕組みを作る
一度重複を解消しても、部門ごとに個別契約できる状態のままだと、また同じことが起きます。再発を防ぐには、契約前のチェックを仕組みにしておくことが重要です。
- 新しいSaaSを契約する前に、「同じカテゴリのツールが既にないか」を確認するルールを設ける
- 契約の承認者を決めておき、全社の契約状況を横断的に見られる立場の人(情シス担当者、または経営層)を必ず通す
- 定期的な棚卸しのタイミングで、カテゴリ別の契約状況もあわせて確認する
LicenseDogでは、契約中のSaaSをカテゴリ別に一覧化できるため、重複契約の発見がしやすくなります。新しい契約を追加する際にも、同じカテゴリの既存契約が一目で分かるため、契約前の確認漏れを防げます。
まずは、今契約しているSaaSをカテゴリ分けしてみるところから始めてみてください。