情シス専任者がいない会社が、SaaSライセンス管理で最初にやるべき3つのこと

クラウド化が進み、多くの会社で導入するSaaSの数は年々増えています。便利になった一方で、「契約が増えすぎて全体像が把握できない」「気づいたら使っていないアカウントに料金を払い続けていた」という声もよく聞きます。特に情シス専任者がいない中小企業では、この管理が特定の担当者の頭の中やExcelファイルに依存しがちで、属人化しやすいという課題があります。

1. まずは契約とライセンスを一覧化する

最初にやるべきことは、シンプルに「今どんなSaaSを、誰が、いくらで契約しているか」を一箇所にまとめることです。ベンダーごとに管理画面が分かれていると、全体のコストや契約更新日を横断的に把握するのが難しくなります。

• 契約中のSaaS・ソフトウェアの一覧
• 各契約の月額・年額コスト
• 契約の更新日、自動更新の有無
• 契約担当者・利用部門

これらを一覧化するだけでも、「同じような機能のツールを重複して契約していた」「使っていないのに自動更新されていた」といった無駄が見えてくることがよくあります。

2. 退職者のライセンスを棚卸しする

見落とされがちなのが、退職した社員のアカウントです。退職手続きの中でメールアドレスは削除しても、契約していたSaaSのライセンスやアカウントはそのまま残ってしまうケースが少なくありません。ライセンス数に応じた従量課金のプランでは、これがそのまま無駄なコストとして積み重なっていきます。

定期的に「在籍している社員」と「ライセンスが割り当てられているアカウント」を突き合わせる棚卸しの仕組みを持つことが、コスト削減の第一歩になります。

3. コストを「見える化」する仕組みを作る

一覧化と棚卸しができたら、次はそれを継続的に運用できる仕組みにすることです。スプレッドシートでの管理は始めやすい反面、更新が滞りやすく、気づいたら実態と乖離してしまうことがよくあります。

LicenseDogのようなライセンス管理専用のツールを使うことで、契約情報の一元管理、更新期限のリマインド、退職者ライセンスの検知までを自動化でき、情シス専任者がいない会社でも無理なく運用を続けられます。

まずは自社が契約しているSaaSを洗い出すところから、始めてみてください。